ASAS CONSEIL

L’assemblée générale ordinaire d'une SA est convoquée chaque année pour statuer sur les comptes de l’exercice écoulé. Nous présentons ici un planning des opérations à réaliser pour l'approbation des comptes de l'exercice clos au 31 décembre 2019.

NDLR : En raison de l'épidémie du coronavirus, un projet de loi d'urgence envisage notamment de conférer au gouvernement le soin de prendre, par voie d'ordonnances, des mesures dérogatoires afin de faire face aux difficultés rencontrées par les entreprises suite à cette crise sanitaire.

Ces mesures visent, entre autres, à modifier les règles relatives à l'établissement, l'arrêté, l'approbation et la publication des comptes annuels ainsi que les délais applicables.

Dès que ces mesures dérogatoires seront prises, nous ne manquerions pas d’en alerter immédiatement nos lecteurs.

Les fondamentaux. Le conseil d’administration doit présenter à l’assemblée générale ordinaire les comptes annuels de l’exercice écoulé. Ces comptes sont examinés et approuvés par l’assemblée annuelle des actionnaires qui va ensuite décider de l'affectation du résultat (c. com. art. L. 225-100).

L'assemblée annuelle peut aussi permettre aux actionnaires de délibérer sur d'autres points que l'approbation des comptes, notamment :

Délai. L’assemblée générale ordinaire doit être réunie dans les 6 mois de la clôture de l’exercice, sous réserve de prolongation de ce délai par décision de justice (c. com. art. L. 225-100, I).

Calendrier. Le planning publié ci-dessous permettra de faire un pointage utile des formalités à accomplir.

Les documents visés sont ceux à établir pour l’assemblée annuelle de 2020, statuant sur les comptes de l'exercice clos le 31 décembre 2019. Soit J le jour prévu pour la réunion de l’assemblée.

Calendrier de l’AGO annuelle
Délai et date limites	Formalités préalables à la convocation
31 janvier	Dans le mois de la clôture de l'exercice Avis au commissaire aux comptes, s'il en existe⁽¹⁾, des conventions autorisées au cours de l’exercice et communication des conventions conclues et autorisées au cours d’exercices antérieurs et qui se sont poursuivies au cours de l’exercice (c. com. art. R. 225-30).
Dans les délais prévus par les statuts	Convocation à la réunion du conseil d'administration arrêtant les comptes annuels : -des administrateurs (c. com. art. L. 225-36-1, al. 1) ; -le cas échéant, du ou des commissaires aux comptes par lettre recommandée avec accusé de réception (c. com. art. L. 823-17 et R. 823-9) ; -le cas échéant, du comité social et économique si la SA emploie au moins 50 salariés (c. trav. art. L. 2312-72).
14 mai	Un mois et un jour avant la convocation de l’AGO Réunion du conseil d’administration pour arrêter les comptes annuels (et, le cas échéant, les comptes consolidés) et l’inventaire ; et pour établir, le cas échéant, le rapport de gestion⁽²⁾ (c. com. art. L. 232-1) (et le rapport sur la gestion du groupe) ainsi que le rapport sur le gouvernement d'entreprise (c. com. art. L. 225-37).
15 mai	Un mois avant la convocation de l'assemblée Mise à la disposition du commissaire aux comptes, s'il en existe, au siège social, du bilan, du compte de résultat, de l’annexe, du rapport sur le gouvernement d'entreprise et, le cas échéant, du rapport de gestion, des comptes consolidés et du rapport sur la gestion du groupe (c. com. art. L. 232-1 et R. 232-1).
25 mai (délai conseillé)	J – 35 (délai conseillé) Avis des actionnaires ayant demandé à être informé par lettre recommandée ou par voie électronique (si l’actionnaire le demande et accepte au préalable ce moyen⁽³⁾) de la date prévue des assemblées afin de demander l’inscription de points à l’ordre du jour et/ou de projets de résolution (c. com. art. R. 225-72 et R. 225-63). NB : Le délai d’envoi de l’avis n'est pas imposé par les textes mais il doit être suffisant pour permettre à l’actionnaire de déposer, 25 jours au moins avant la réunion de l'assemblée, des points à l'ordre du jour ou des projets de résolution. Comité social et économique. Si la société emploie au moins 50 salariés, le comité social et économique peut requérir l’inscription à l’ordre du jour de l’assemblée de projets de résolution.
5 juin	J – 25 Expiration du délai imparti pour l’envoi ou la transmission électronique des demandes d’inscription de points ou de projets de résolutions par les actionnaires présentant 5 % du capital social (moins si le capital est supérieur à 750 000 €). La demande d’inscription doit être accompagnée de la justification de la qualité d’actionnaire (c. com. art. R. 225-71, dern. al.). Le même délai s’impose aux membres du comité social et économique qui souhaitent requérir l’inscription à l’ordre du jour de projet de résolution (c. trav. art. R. 2312-32). Accusé de réception de ces demandes par le président du conseil d’administration (lettre recommandée adressée dans les 5 jours de la réception des demandes) ou moyen électronique si l’actionnaire a accepté préalablement ce procédé⁽³⁾ (c. com. art. R. 225-74).
14 juin	J – 16 Réunion du conseil d’administration afin d’établir l’ordre du jour de l’assemblée et le texte des résolutions, compte tenu, le cas échéant, des projets de résolution adressés par les actionnaires (c. com. art. L. 225-103 et L. 225-105). Arrêté de la liste des actionnaires par le conseil d’administration (c. com. art. L. 225-116 et R. 225-90). Préparation des documents à adresser aux actionnaires.
Délai et date limites	Convocation de l'assemblée
15 juin	J – 15 Convocation à l'assemblée des actionnaires par lettre simple ou recommandée (si les statuts le prévoient) ou par courrier électronique (si accord préalable de l'actionnaire). Si toutes les actions sont nominatives, la société est dispensée de l'obligation d'insérer un avis de convocation de l'assemblée dans un support habilité à recevoir des annonces légales. Convocation du commissaire aux comptes, s'il en existe, par lettre recommandée avec accusé de réception (c. com. art. L. 823-17 et R. 823-9). Le commissaire aux comptes doit, 15 jours au moins avant la tenue de l'assemblée, avoir déposé ses rapports au siège social (rapport sur la certification des comptes annuels, rapport spécial sur le gouvernement d'entreprise, rapport spécial sur les conventions réglementées). Convocation de deux membres du comité social et économique désigné par celui-ci, si la société emploie au moins 50 salariés (c. com. art. L. 2312-77).
Délai et date limites	Autres formalités en même temps que la convocation
du 15 au 25 juin	J – 15 à J – 5 Mise à disposition des actionnaires des documents et informations obligatoires pendant un délai de 15 jours (c. com. art. R. 225-89 et R. 225-90), notamment (c. com. art. L. 225-115 et R. 225-83) : - les comptes annuels - le cas échéant, les rapports du commissaire aux comptes sur les comptes annuels (c. com. art. L. 823-9), sur le rapport sur le gouvernement d'entreprise (c. com. art. L. 225-235) - le rapport sur les conventions réglementées (c. com. art. L. 225-40) ; - la liste des actionnaires (c. com. art. L. 225-116 et R. 225-90). Envoi des documents aux actionnaires sur leur demande. Tout actionnaire peut aussi demander l'envoi des documents et renseignements énumérés aux articles L. 225-115 et R. 225-83 du code de commerce (c. com. art. R. 225-88). Cet envoi peut être effectué par un moyen électronique de communication si l’actionnaire a accepté, au préalable, ce moyen et n’a pas rétracté sa demande. Envoi par la société des documents et renseignements à joindre à tout envoi de formule de procuration (c. com. art. R. 225-81, R. 225-83 et R. 225-88). Parmi ces documents figure un formulaire de vote à distance. La société peut aussi envoyer un document unique dénommé « Formulaire de vote à distance ou par procuration ». Communication au comité social et économique de l’ensemble des documents obligatoirement transmis annuellement à l’assemblée (c. trav. art. L. 2312-25, II, 2°).
Délai et date limites	Formalités postérieures à la convocation
24 juin	J – 6 Expiration du délai de demande d'envoi d'un formulaire de vote à distance. À compter de la convocation, tout actionnaire peut demander par écrit à la société de lui adresser, le cas échéant par voie électronique, un formulaire de vote à distance (c. com. art. R. 225-75).
25 juin	J – 5 Expiration du délai de demande d’envoi de documents (c. com. art. R. 225-88).
26 juin	J – 4 Expiration du délai pour envoyer les questions écrites émanant d’actionnaires. Passé ce délai, la société n’est plus tenue de répondre aux questions tardives (c. com. art. L. 225-108, al. 3 et R. 225-84).
27 juin	J – 3 Expiration des délais pour la réception des demandes de vote à distance. Les statuts peuvent subordonner la prise en compte des votes à distance à la condition que les formulaires parviennent à la société quelques jours avant l’assemblée mais ce délai ne peut être supérieur à J - 3 (c. com. art. R. 225-77).
29 juin	J – 1 Expiration du délai pour la réception des demandes de vote à distance envoyées par voie électronique (c. com. art. R. 225-77).
Avant l’assemblée	Préparation de la feuille de présence. Réponse du conseil d’administration sur questions écrites posées par les actionnaires. Une réponse commune peut être apportée au cours de l’assemblée dès lors qu'elles présentent le même contenu (c. com. art. L. 225-108, al. 3). Le conseil d'administration peut déléguer à l'un de ses membres, au directeur général ou au directeur général délégué le soin d'y répondre.
Délai et date limites	Réunion de l’assemblée générale
30 juin	J L’assemblée générale doit être réunie dans les 6 mois de la clôture de l’exercice, sauf prolongation de ce délai par décision de justice (c. com. art. L. 225-100 et L. 242-10). Annexion à la feuille de présence des pouvoirs donnés à chaque mandataire et rédaction d’un procès-verbal, à peine de nullité.
Délai et date limites	Formalités postérieures à l’assemblée
15 juillet	J + 15 Information des actionnaires au moyen d’un avis dans un support habilité à recevoir des annonces légales du département du siège social du nombre total des droits de vote existants (c. com. art. L. 233-8, I et R. 233-2), sauf si le nombre de droits de vote n'a pas varié par rapport à celui de la précédente assemblée générale ordinaire.
30 juillet	J + 30 Dépôt papier au greffe dans le mois de l’assemblée (c. com. art. L. 232-23 et R. 247-3) : - des comptes annuels (bilan, compte de résultat, annexe) ; - le cas échéant, du rapport de gestion ; - le cas échéant, du rapport du commissaire aux comptes et, si nécessaire, des observations sur les modifications apportées par l’assemblée aux comptes annuels ; - de la proposition d’affectation du résultat soumise à l’assemblée et de la résolution d’affectation votée ; - le cas échéant, des comptes consolidés, du rapport sur la gestion du groupe et du rapport des commissaires aux comptes sur les comptes consolidés. En cas de refus d’approbation des comptes, dépôt dans le même délai d’une copie des délibérations de l’assemblée (c. com. art. L. 232-23, II). Le cas échéant, dépôt d'une déclaration de confidentialité des comptes annuels si la société est une micro-entreprise (c. com. art. L. 232-25, al. 1 ; R. 123-111-1 et A. 123-61-1) ou du compte de résultat si la société est une petite entreprise (c. com. art. L. 232-25, al. 2 ; R. 123-111-1 et A. 123-61-1) Enfin, si la SA est une moyenne entreprise, dépôt d'une déclaration de publication simplifiée du bilan et de l'annexe (c. com. art. L. 232-25, al. 3 ; R. 123-111-1 et A. 123-61-1)
30 août	J + 60 Dépôt électronique des comptes annuels au greffe (c. com. art. L. 232-23).
30 septembre	9 mois après la clôture de l’exercice Paiement du dividende voté par les actionnaires (c. com. art. L. 232-13).
⁽¹⁾À compter du 1^er exercice clos après le 26 mai 2019, les SA ne sont plus tenues de nommer un commissaire aux comptes, notamment si elles ne dépassent pas, à la clôture de l’exercice, deux des trois seuils suivants : 4 M€ de total bilan, 8 M€ de chiffre d'affaires hors taxe et 50 salariés (c. com. art. L. 225-218, D. 225-164-1 et D. 221-5). ⁽²⁾Pour les exercices clos à compter du 11 août 2018, les petites entreprises sont dispensées d'établir un rapport de gestion (sur les seuils des petites entreprises, voir ci-dessous § « Rehaussement des seuils des petites entreprises »). Cette dispense n'est toutefois pas autorisée pour certaines entités, notamment aux établissements de crédit et aux entreprises dont l'activité consiste à gérer des titres de participations ou des valeurs mobilières (c. com. art. L. 123-16-2 et L. 232-1). ⁽³⁾Pour recourir à la télécommunication électronique pour les convocations et envois de documents, il faut que la société ait préalablement recueilli l’accord écrit des actionnaires, lesquels ont dû indiquer leur adresse électronique. Il est nécessaire que l’actionnaire ne soit pas revenu sur sa décision en adressant une lettre recommandée avec demande d’avis de réception.

Imposer une AGO dématérialisée. - Les statuts d’une SA peuvent prévoir que les assemblées générales ordinaires et extraordinaires sont tenues exclusivement par visioconférence ou par des moyens de télécommunication permettant l’identification des actionnaires (c. com. art. L. 225-103-1, al. 1).

Depuis l'intervention de la loi 2019-744 du 19 juillet 2019, les actionnaires représentant au moins 5 % du capital social ne peuvent s'opposer à la réunion d'une assemblée tenue exclusivement par visioconférence ou par des moyens de télécommunication que pour les assemblées générales extraordinaires (c. com. art. L. 225-103-1, al. 2).

En conséquence, les statuts peuvent, depuis le 21 juillet 2019, imposer aux actionnaires que l'assemblée annuelle d'approbation des comptes sera tenue intégralement par voie dématérialisé.

Abstention, vote blanc ou nul exclus du calcul de la majorité. - L'assemblée générale ordinaire statue à la majorité des voix exprimées par les actionnaires présents ou représentés. Néanmoins, depuis l'intervention de la loi 2019-744 du 19 juillet 2019, les abstentions, votes blancs ou nuls ne sont plus considérés comme des votes exprimés et sont exclus du décompte de la majorité (c. com. art. L. 225-98).

Par cette même réforme, les formulaires de vote par correspondance ne donnant aucun sens de vote ou exprimant une abstention ne sont pas considérés comme des votes exprimés (c. com. art. L. 225-107).

Ces nouvelles règles de calcul de la majorité s’appliquent à compter des assemblées générales réunies pour statuer sur le 1^er exercice clos après le 19 juillet 2019. Autrement dit, pour une SA dont l'exercice est calé sur l'année civile, les nouvelles règles de calcul de la majorité s'appliqueront, pour la première fois, lors de l'assemblée statuant en 2020 sur les comptes clos au 31 décembre 2019.

Actions gratuites et stock options dans le rapport sur le gouvernement d'entreprise. - Lorsque des actions sont attribuées gratuitement ou des options sont consenties au président du conseil d'administration, au directeur général ou aux directeurs généraux délégués, le conseil d'administration décide (c. com. art. L. 225-197-1, II ; L. 225-185, al. 4) :

Ces informations relatives aux limitations apportées à la possibilité de lever les options ou de céder des actions gratuites qui devaient figurer antérieurement dans le rapport de gestion doivent désormais être mentionnées dans le rapport sur le gouvernement d’entreprise.

Ces modifications prennent effet à compter des assemblées générales réunies pour statuer sur le 1^er exercice clos après le 28 novembre 2019 (c. com. art. L. 225-197-1, II al. 4 et art. L. 225-185, al. 4 modifiés par l'ord. 2019-1234 du 27 novembre 2019).

Ainsi, pour les assemblées annuelles d'approbation des comptes de l'exercice clos au 31 décembre 2019, il revient, pour la première fois, au rapport sur le gouvernement d'entreprise d'indiquer la décision du conseil d'administration.

Simplification pour les SA filiales de sociétés cotées. - Jusqu'à l'intervention de l'ordonnance 2019-1234 du 27 novembre 2019, les SA filiales de sociétés cotées devaient mentionner dans leur rapport sur le gouvernement d'entreprise les informations relatives aux rémunérations des mandataires sociaux.

À compter des assemblées générales statuant sur le 1^er exercice clos après le 28 novembre 2019, cette inscription obligatoire n'est requise que pour les SA cotées.

Rehaussement des seuils des petites entreprises. - Le décret 2019-539 du 29 mai 2019 a relevé les seuils des petites entreprises. Dorénavant, les petites entreprises sont les sociétés qui, au titre du dernier exercice clos, ne dépassent pas deux des trois seuils suivants : 6 M€ de total de bilan, 12 M€ de chiffre d'affaires net et 50 salariés (au lieu de 4 M€ de bilan et 8 M€ de CA auparavant) (c. com. art. L. 123-16 et D. 123-200, 2°).

Ces nouveaux seuils sont applicables depuis le 31 mai 2019. En pratique, cette modification va avoir une incidence sur la dispense d'établissement du rapport de gestion qui est accordée aux petites entreprises.

Présentation simplifiée du bilan et de l'annexe pour les moyennes entreprises. - La loi 2019-486 du 22 mai 2019 (dite « loi Pacte ») a permis aux moyennes entreprises de rendre confidentielles certaines informations contenues dans leurs documents comptables.

Ainsi, depuis le 31 mai 2019, les sociétés qui, au titre du dernier exercice clos, ne dépassent pas deux des trois seuils suivants : 20 M€ de total de bilan, 40 M€ de chiffre d'affaires net et 250 salariés permanents, peuvent demander que ne soit rendu publique qu'une présentation simplifiée de leur bilan et de leur annexe. Dans ce cas, la présentation simplifiée n'a pas à être accompagnée du rapport du commissaire aux comptes (c. com. art. L. 232-25, al. 3).

Pour ce faire, les SA devront accompagner le dépôt de leurs comptes sociaux d’une déclaration de publication simplifiée. Un modèle type de cette déclaration figure à l'annexe 1-5-2 du code de commerce (c. com. art. A. 123-61-1 et ann. 1-5-2).

Toutefois, ne peuvent bénéficier de la présentation simplifiée du bilan et de l'annexe, les sociétés visées à l'article L. 123-16-2 du code de commerce, à savoir les établissements de crédit, les entreprises d'assurance, les sociétés cotées ou les entreprises faisant appel à la générosité publique ainsi que les sociétés appartenant à un groupe au sens de l'article L. 233-16 du code de commerce (c. com. art. L. 232-25, al. 3).

Cette nouveauté est applicable pour l'approbation des comptes de l'exercice clos au 31 décembre 2019.

Modification des règles de nomination obligatoire des commissaires aux comptes. - La loi Pacte et la loi 2019-744 du 21 juillet 2019 ont modifié les règles relatives à la nomination du commissaire aux comptes au sein des sociétés commerciales. Ces nouvelles dispositions s'appliquent de manière uniforme pour l'ensemble des sociétés commerciales. En conséquence, une SA n'est plus obligatoirement tenue de nommer un commissaire aux comptes.

Ainsi, à compter du 1^er exercice clos après le 26 mai 2019, doivent désigner un commissaire aux comptes :

Par ailleurs, un ou plusieurs actionnaires représentant au moins le tiers du capital peuvent solliciter par demande motivée auprès de la société la désignation d'un commissaire aux comptes pour un mandat de trois exercices.

Enfin, la nomination d'un commissaire aux comptes peut être demandée en justice par un ou plusieurs actionnaires représentant au moins le dixième du capital (c. com. art. L. 225-218).

Actionnariat des salariés : fin de l’obligation triennale. - Depuis le 21 juillet 2019, l'obligation pour les actionnaires de se prononcer tous les 3 ans sur une augmentation de capital réservée aux salariés lorsque l’ensemble des actions détenues par les salariés représentaient moins de 3 % du capital social a été supprimée (loi 2019-744 du 19 juillet 2019, art. 20 ; c. com. art. L. 225-129-6 modifié). En pratique, la résolution était souvent rejetée.

Toutefois, les actionnaires d'une SA sont toujours tenus, lors d’une décision d’augmentation du capital par apport en numéraire, de se prononcer sur une augmentation de capital réservée aux salariés (c. com. art. L. 225-129-2, al. 1).